Підсумки роботи архівного відділу
районної державної адміністрації за 2020 рік.
Робота архівного відділу райдержадміністрації направлена на реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства на території Калинівського району.
В архівосховищі архівного відділу райдержадміністрації з 1944 року і до наших днів зберігається понад 30 тисяч справ Національного архівного фонду.
Джерела комплектування архівного відділу розподіляються на 3 списки: список №1 – юридичні особи – джерела комплектування Національного архівного фонду, які передають документи до архівного відділу райдержадміністрації (55 установ);
список №2 – юридичні особи – джерела формування НАФ, в діяльності яких не утворюються документи НАФ у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації (26 установ);
список №3 – юридичні особи, в діяльності яких не утворюються документи НАФ у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації (68 установ).
Станом на 01.01.2021 року в архівному відділі райдержадміністрації на зберіганні знаходиться 137 фондів, (в т.ч. 10 фондів періоду незалежності), в яких міститься 30131 справа. З них постійного зберігання – 30072 справи, з особового складу - виборчі дільниці – 59 справ.
Для належного зберігання архівних документів рішенням №689 38 сесії 7 скликання Калинівської районної ради від 24.09.2020 року архівному відділу райдержадміністрації було додатково виділено кімнату площею 18,9 м2 . На теперішній час загальна площа архівосховищ становить 69 м2 . На 267 погонних метрах стелажного обладнання розміщено всі архівні справи. Ступінь заповненості стелажного обладнання становить 94%.
В 2020 році було опрацьовано та передано на архівне зберігання справи 12 юридичних осіб списку №1 джерел комплектування фондів Національного архівного фонду України та 1 юридичної особи списку №2:
№ п/п |
Найменування юридичної особи списку №1 |
Роки |
Кількість справ постійного зберігання |
Кількість справ з особового складу |
Кількість справ тривалого зберігання |
Кількість справ тимчасового зберігання |
1. |
Районна рада |
2011-2015 |
105 |
23 |
|
|
2. |
Калинівська міська рада |
2011-2015 |
135 |
52 |
|
126 |
3. |
Управління агропромислового розвитку райдержадміністрації |
2011-2017 |
68 |
25 |
|
149 |
4. |
Управління Державної казначейської служби
|
2012-2016 |
40 |
17 |
31 |
234 |
5. |
Калинівський технологічний технікум |
2010-2015 |
81 |
35 |
68 |
4005 |
6. |
Сальницька с/р |
2011-2018 |
102 |
24 |
30 |
|
7. |
Павлівська с/р |
2016-2019 |
67 |
13 |
17 |
|
8. |
Мізяківська с/р |
2016-2019 |
50 |
12 |
10 |
|
9. |
Кіровська (Мирненська) с/р |
2011-2018 |
90 |
28 |
27 |
112 |
10. |
Дружненська с/р |
2016-2019 |
42 |
16 |
12 |
|
11. |
Люлинецька с/р |
2011-
2019 |
97 |
28 |
11 |
140 |
12. |
Райком профспілки АПК (список №2) |
2011-2018 |
25 |
4 |
|
66 |
13. |
Іванівська сільська виборча комісія (додаткові вибори депутатів) |
2019 |
7 |
4 |
|
31 |
|
Всього: |
|
909 |
281 |
206 |
4863 |
778 справ, які були прийняті від організацій та установ району, упорядковані та передані на архівне зберігання до КУ «Калинівський районний трудовий архів».
Станом на 01.01.2021 року науково – технічне опрацювання документів здійснено по 2017 рік та вище 17 юридичними особами списку №1, що становить 31% від загальної кількості установ списку №1, тільки по 2016 рік – 33 юридичних особи списку №1, що складає 60%. Серед рад по 2015 рік здані документи – 12 сільськими радами, міською та районною радою, по 2017 рік - 6 сільськими радами, по 2018 – 6, по 2019 – 3. Найгірший стан справ з здачею документів постійного зберігання серед установ списку №1 в управлінні праці та соціального захисту населення райдержадміністрації ( документи здані по 1983 рік), УЛДСС – по 1999 рік, ДП ДГ «Артеміда» - по 2000 рік.
В зв’язку з реорганізацією державних установ та організацій заплановано в 2021 році прийняти на архівне зберігання документи всіх реорганізованих, ліквідованих організацій.
Протягом 2020 року проведено 10 засідань експертної комісії архівного відділу на яких було погоджено описи справ постійного зберігання, справ з особового складу, нотаріальних дій, номенклатури справ юридичних осіб списку №1, інструкції з діловодства, положення про служби з діловодства, положення про експертні комісії та архівні підрозділи установ.
Проведено перевіряння наявності та стану документів, які знаходяться на архівному зберіганні. Уточнено кількість справ, описів, відремонтовано 80 справ.
У 2020 році до архівного відділу райдержадміністрації надійшло 800 звернень та запитів громадян та юридичних осіб ( в 2019 році – 450). Підготовлено та видано 1074 архівних довідок (в 2019 році – 645), з них 258 соціально – правового характеру (робота), 18 – тематичних, 798 майнових.
Підсумки роботи архівного сектору райдержадміністрації за 2019 рік опубліковано на веб – сайті райдержадміністрації.
На 2021 рік заплановано провести комплексні перевірки ведення архівної справи районної державної адміністрації (1 квартал), Калинівської ОТГ (2 квартал), Іванівської ОТГ (3 квартал), управління Державного казначейства у Калинівському районі (4 квартал).
Розпорядженням райдержадміністрації від 26.02.2020 року №12-рк архівний сектор райдержадміністрації перейменовано в архівний відділ райдержадміністрації. Штатна чисельність бюджетних працівників – 2, в т.ч. 1 державний службовець.