Калинівська

Підсумки роботи архівного відділу

 районної державної адміністрації за 2020 рік.

      Робота архівного відділу райдержадміністрації направлена на реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства на території Калинівського району.

      В архівосховищі архівного відділу райдержадміністрації з 1944 року і до наших днів зберігається понад 30 тисяч справ Національного архівного фонду.       

Джерела комплектування архівного відділу розподіляються на 3 списки:                                                                                      список №1 – юридичні особи – джерела комплектування Національного архівного фонду, які передають документи до архівного відділу райдержадміністрації         (55 установ);

список №2 – юридичні особи – джерела формування НАФ, в діяльності яких не утворюються документи НАФ у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації (26 установ);

       список №3 – юридичні особи,  в  діяльності яких не утворюються документи НАФ у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації (68 установ).

Станом на 01.01.2021 року в архівному відділі райдержадміністрації на зберіганні знаходиться 137 фондів, (в т.ч. 10 фондів періоду незалежності), в яких міститься 30131 справа. З них постійного зберігання – 30072 справи, з особового складу -  виборчі дільниці – 59 справ.

Для належного зберігання архівних документів рішенням №689 38 сесії 7 скликання Калинівської районної ради від 24.09.2020 року архівному відділу райдержадміністрації було додатково виділено кімнату площею 18,9 м² .  На теперішній  час загальна площа архівосховищ становить 69 м² . На 267 погонних метрах стелажного обладнання розміщено всі архівні справи. Ступінь заповненості стелажного обладнання становить 94%.

     В 2020 році було опрацьовано та передано на архівне зберігання справи 12 юридичних осіб списку №1 джерел комплектування фондів Національного архівного фонду України та 1 юридичної особи  списку №2:

   778 справ, які були прийняті від організацій та установ району, упорядковані та передані на архівне зберігання до КУ «Калинівський районний трудовий архів».

   Станом на 01.01.2021 року науково – технічне опрацювання документів  здійснено по 2017  рік та вище 17 юридичними особами списку №1, що становить 31% від загальної кількості установ списку №1, тільки по 2016 рік – 33 юридичних особи списку №1, що складає 60%. Серед   рад  по 2015  рік здані документи – 12 сільськими радами, міською та районною радою, по 2017 рік - 6 сільськими радами, по 2018 – 6, по 2019 – 3. Найгірший стан справ з здачею документів постійного зберігання серед установ списку №1 в управлінні праці та соціального захисту населення райдержадміністрації ( документи здані по 1983 рік), УЛДСС – по 1999 рік, ДП ДГ «Артеміда» - по 2000 рік.

    В зв’язку з реорганізацією державних установ та організацій заплановано в 2021 році прийняти на архівне зберігання документи всіх реорганізованих, ліквідованих організацій.

    Протягом 2020 року проведено 10 засідань експертної комісії архівного відділу на  яких було погоджено описи справ постійного зберігання, справ з особового складу, нотаріальних дій, номенклатури справ юридичних осіб списку №1, інструкції з діловодства, положення про служби з діловодства, положення про експертні комісії  та архівні підрозділи установ.

     Проведено перевіряння наявності та стану документів, які знаходяться на архівному зберіганні. Уточнено кількість справ, описів, відремонтовано 80 справ.

      У 2020 році до архівного відділу  райдержадміністрації надійшло 800 звернень та запитів громадян та юридичних осіб ( в 2019 році – 450). Підготовлено та видано 1074 архівних довідок (в 2019 році – 645), з  них 258 соціально – правового характеру (робота), 18 – тематичних, 798  майнових.

    Підсумки роботи архівного сектору райдержадміністрації за 2019 рік опубліковано на веб – сайті райдержадміністрації.

    На 2021 рік заплановано провести комплексні перевірки ведення архівної справи районної державної адміністрації (1 квартал), Калинівської ОТГ (2 квартал), Іванівської ОТГ (3 квартал), управління Державного казначейства у Калинівському районі (4 квартал).

    Розпорядженням райдержадміністрації від 26.02.2020 року №12-рк архівний сектор райдержадміністрації перейменовано в архівний відділ райдержадміністрації. Штатна чисельність бюджетних працівників – 2, в т.ч. 1 державний службовець.